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如何进行战略会议管理?

2014-12-22 15:15:38 来源:昆明会议公司
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建立战略会议管理程序(Strategic Meetings Management Program,以下简称SMMP),第一步,也是最难的一步就是控制花费。这些花费通常是分散的,并不容易轻易得出会议活动的总账单。
 
Betsy Bondurant曾经在一个大型的生物技术公司负责会议,在此之前自认为对公司的会议花销有一定的了解。但是,当整理所有数据后,他的预想与实际相差甚远。标准情况下,一个公司在会议上的花销大约是公司收入的1%—3%。因此,如果是一个年收益50亿美元的公司,那么他的会议总花费应该在5000万美元到15000万美元左右。
 
通过采用SMMP,公司一年可节约10%到25%的成本。我们采用一个比较保守的数字10%来计算,那也就意味着,如果一个年收入50亿美元的公司启用SMMP,那么将每年节约500万美元到1500万美元。
 
定义你的会议与活动
开始最好的办法就是定义你公司的会议和活动,并在之后整个过程以之为中心。例如公司共有多少会议,都由谁管理?会议规模如何(参会人数量与总花费)?选用哪些酒店,频繁度如何?每个场地的花费是多少?从酒店、DMC和其他供应商处可获得的优惠有多少?每个员工负责的会议是几个?每个第三方供应商负责的会议是几个?每个供应商花费多少?共用了几家供应商?
 
之后,浏览你自己部门的数据,这些也是最好获得的。然后联系你公司内负责策划会议的人,经常策划会议的行政人员是会定期收集、整理会议花费信息的。
 
以下是一些收集会议花费数据时可用的方法:
·浏览会议资料和发票
·针对成功的会议或活动进行数据挖掘
·要求酒店方和其他供应商提供关于会议花费的资料
·向公司差旅部门收集商旅的花费详情
·检查财务部门对具体供应商的报告
·评估企业采购部门的报告和报销单证
 
知道从哪些渠道可以获得会议花费数据之后,建立一个可研究数据的时间轴。以12个月为时间长度,得出可计算的数据系统。
 
现在,你手里有了这样的数据,然后你要拿他来做什么呢?沟通!你的团队、旅行、审计、合规组织、供应商会觉得它很有用。你的上司也一定是先了解它的重要性才会肯批准你进行SMMP的。
 
创建你的业务案例
收集数据之后,下一步就是要创建你的业务案例。
 
但这个案例到底应该是什么样的?首先要确定你的执行团队喜欢怎样的浏览方式,是幻灯片形式还是摘要的形式?之后选择关键信息制作,组织数据予以支撑,同时注意远离细节。
 
要注意的是,你需要做到简洁、有说服力、列举数据,以结果为导向地叙述案例。你可以试着利用一些有说服力的标题,例如“我们公司去年在会议上花费2200万美元”,或者“我们公司合作82家不同的会议供应商”。来点震慑性的修辞更容易吸引注意力并获得高层的支持。
 
整个发掘、收集数据、启用SMMP的过程,将牵涉来自诸多方面的利益相关者(详见以下表格),你要让他们知道这样做对他们将有哪些益处,以及他们为什么要支持你所做的事情。
 
建立政策
为了在公司内更好的实践,你需要建立一套明确的政策。最佳实践表明,该政策需要诸多C级供应商的支持,而这些数据的收集只有靠强制执行才能继续。你也必须让你的上司明白,如果没有明确的政策管理,公司将面临危险的境地。
 
理想的情况下,会议的政策应立足自身,不被嵌入在差旅政策中。根据公司的各种会议类型,你可能需要针对公司员工、客户、供应商建立不同的会议政策。
 
设立政策时,要与公司内各部门共同审查草案,其中包括但不限于财务、采购、人力资源、法律等部门。这样做可以避免上级审批时出现大规模返工。
 
同时,会议政策应该包含细节如审批流程,合同该怎样做、由谁做,首选的供应商是哪些,哪些人可以策划会议,哪些目的地是可以或不能作为会议目的地的,以及谁可以参加会议等等,这些细节十分重要。
 
如果你还有针对绿色会议的政策,那么同样的要包含细节诸如环保措施、碳抵消、回收要求等等。最后,你还要确定这些政策是要在全球范围内推行,或只在一定区域实施,并相应调整术语、条款等。
 
创建沟通计划
“沟通,沟通,沟通”,我们总是常常听到这样的词,但是真正付诸行动的又有多少?想要成功启用SMMP,沟通就变成十分重要的一环。单单向公司全体人员群发一封邮件告诉大家你要开始进行SMMP了是远远不够的。你需要频繁的发送信息,利用不同的方法反复告知不同的受众。
 
沟通的内容、目的、频率、和方式都需要根据受众不同而调整,更重要的是你需要具备文化敏感度。如果此次SMMP推行的范围超出目前国家,则需要考虑运用国际化的术语和名称。如果你的公司有市场传讯类似的部门,可向他们寻求意见。
 
你如何确定怎样的沟通方式更适合一定的人群?与高层沟通,你需要让他们高度集中在目标成就和成功指标上。在大多数的组织中,这可以通过成功的季度和年度总结报表实现。通常,相同的办法可以用来对付客户和公司内其他相关者,例如差旅、法律、监管部门等等。当然,如果你与公司的采购部门合作密切,那么你可能需要每周或每月与其召开会议了。
 
我们很容易忽视自己团队内部的正式沟通,但千万不要理所当然的认为团队成员一定就默契到想你所想。建立一套完整、频繁的沟通计划,以及标准的操作流程,并通过公司内部网络内共享。如果团队成员分布全国各地或世界各地,那么可以周期性的召开音频和视频会议。
 
理想的情况下,面对面的会议是就SMMP目标和具体流程进行探讨的最好的沟通办法。根据公司规模的区别,这样的会议可以按照区域范围、全国范围、国际范围分别召开。
 

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